1. O que resolvemos exatamente
Cinco situações que nos colocam repetidamente, tal como as conta quem as vive:
- «Já experimentámos várias coisas com IA e nenhuma chegou a produção.» Pilotos que funcionavam na demonstração e morreram ao tocar no processo real, normalmente porque ninguém tinha olhado para como esse processo funciona de verdade.
- «A direção pede uma estratégia de IA e não sabemos por onde se começa.» A pressão existe, o orçamento também, e falta o critério para ordenar.
- «Cada área quer a sua ferramenta e ninguém olha para o conjunto.» Três subscrições diferentes, nenhum dado partilhado e uma fatura mensal que cresce.
- «Apresentaram-nos três propostas e não sabemos avaliar qual faz sentido.» Todas prometem o mesmo e nenhuma diz o que é preciso ter antes.
- «Sabemos que perdemos horas, mas não sabemos quantas nem onde.» A intuição está lá, o número não, e sem número não há forma de decidir nem de demonstrar nada depois.
2. Como trabalhamos
A ordem importa mais do que a tecnologia, e por isso o diagnóstico é o primeiro passo e não o último. São entre duas e quatro semanas:
- Mapa do processo atual. Como se executa hoje de verdade, não como o procedimento diz que se executa. É aqui que aparecem os passos invisíveis que ninguém tinha contado, e costumam ser metade do problema.
- Medição do ponto de partida. Horas por mês, número de casos, taxa de erro e prazo atuais. É a fase que mais se salta e a que mais problemas causa: sem este número, a discussão posterior sobre se o projeto funcionou acaba por ser uma questão de opiniões.
- Pontuação de candidatos. Cada processo candidato é pontuado por impacto e por esforço. O primeiro deve ser o de melhor relação entre ambos, não o mais vistoso nem o que dê mais gosto.
- Roteiro com dependências. O que vai primeiro, o que precisa de outra coisa feita antes, e o que fica fora dos próximos doze meses.
- Orçamento fechado do primeiro projeto e critério de sucesso por escrito antes de o iniciar.
O diagnóstico não obriga a contratar-nos a implementação. Sai com detalhe suficiente para que o execute a sua equipa, outro fornecedor ou nós. Um diagnóstico que só pode ser executado por quem o escreveu não é um diagnóstico, é um orçamento disfarçado.
3. O que leva por escrito
Isto é o que está dentro da pasta quando terminamos:
- O mapa do processo atual, com os passos que não estavam documentados.
- A tabela de candidatos pontuados por impacto e esforço, com o raciocínio de cada pontuação.
- Uma ficha por candidato: o que se automatiza, o que fica nas mãos de uma pessoa, que sistemas há que tocar e que nível de risco tem segundo o Regulamento europeu de IA.
- O roteiro a seis ou doze meses, com ordem e dependências.
- As métricas de partida medidas, não estimadas.
- A lista do que foi descartado e por quê. Costuma ser a parte mais útil do relatório e é a que mais ninguém entrega.
4. Pontos de partida típicos
Três situações a partir das quais se costuma chegar. Os nossos clientes estão hoje na indústria —fabricação discreta e de processo: automóvel, alimentação e bebidas—, que é onde temos o percurso; os outros dois são padrões que se repetem em qualquer setor.
Indústria: automóvel, alimentação e bebidas
Sabe-se que há horas perdidas na administração de fábrica, mas cada responsável aponta um processo diferente como o pior. Sem um número comum, a decisão é tomada por quem insiste mais, não por onde está o dinheiro.
Os processos candidatos ficam pontuados com as mesmas quatro métricas, e o primeiro escolhe-se sozinho.
Empresa que já experimentou IA sem resultado
Há uma ou duas experiências feitas, alguma subscrição ativa e nenhum processo alterado. A organização aprendeu que a IA não serve, quando o que falhou foi o encaixe com o processo.
O diagnóstico separa o que falhou por causa da tecnologia e o que falhou pela abordagem, e recupera o aproveitável.
Direção que tem de justificar o investimento
Há orçamento aprovado e é preciso explicar em que se gasta e o que se espera em troca. Sem ponto de partida medido, qualquer valor de retorno apresentado é uma opinião.
O roteiro chega com o custo do primeiro projeto fechado e o critério de sucesso escrito antes de começar.
5. O que precisa de ter antes de começar
Se faltar algum, dizemo-lo na primeira conversa e não na fatura:
- Acesso a quem executa o processo, não apenas a quem o descreve. São as horas melhor investidas de todo o trabalho.
- Disponibilidade para medir antes de tocar em nada. Se não se puder medir o ponto de partida, não vale a pena começar.
- Um responsável com capacidade de decidir. Um roteiro que tem de passar por quatro comités chega tarde à sua própria execução.
- Entre duas e quatro semanas, com disponibilidade real das pessoas envolvidas.
- Honestidade sobre o que já se tentou. As tentativas anteriores são a informação mais valiosa que existe, e a que mais se esconde.
6. Quando NÃO é a solução
Dizer não a tempo poupa mais dinheiro do que a maioria dos projetos:
- Já sabe o que automatizar e o caso está claro. Então o diagnóstico é dispensável: vá diretamente à automatização desse processo e poupe as semanas.
- Procura um relatório que sustente uma decisão já tomada. Não o vamos escrever, e se o escrevêssemos não lhe serviria.
- Não há orçamento para executar nada depois. Um roteiro sem execução é um documento que envelhece numa gaveta.
- A empresa está a meio de uma migração de ERP. Convém esperar: o que se decidir agora muda assim que mudar o sistema de gestão.
7. Como se mede o retorno
Uma consultoria mede-se de forma estranha, porque o seu primeiro valor é negativo: o que evita gastar. Um projeto de seis meses descartado na segunda semana já pagou o diagnóstico. Além disso, mede-se pelo que viabiliza:
- Horas por mês identificadas como recuperáveis, com o seu custo equivalente.
- Tempo até ao primeiro projeto em produção. Com a priorização feita são normalmente mais duas a quatro semanas; sem ela, meses.
- Número de candidatos descartados com critério, que é dinheiro que não se gasta.
- Métricas de partida disponíveis para poder demonstrar depois o efeito de cada projeto.
O método completo, fase a fase, está no guia sobre inteligência artificial aplicada a processos de negócio. E se o processo tratar dados pessoais, o quadro de obrigações está em conformidade em IA.
Aviso: esta página tem finalidade informativa; não constitui assessoria jurídica nem garantia de resultados. Os valores citados são intervalos habituais em projetos reais, não compromissos contratuais, e dependem do âmbito e do ponto de partida de cada empresa.
8. Perguntas frequentes
O que inclui uma consultoria estratégica de IA?
O mapa de como os seus processos funcionam hoje, a medição do ponto de partida em horas, casos, erros e prazo, a pontuação de cada candidato por impacto e esforço, uma ficha por candidato com os sistemas envolvidos e o seu nível de risco regulamentar, o roteiro a seis ou doze meses com dependências, o orçamento fechado do primeiro projeto e a lista do que foi descartado com o respetivo motivo. Essa última parte costuma ser a mais útil e é a que quase ninguém entrega.
Quanto tempo demora um diagnóstico?
Entre duas e quatro semanas, dependendo de quantos processos entram e da disponibilidade das pessoas que os executam. O que marca o prazo não é o nosso trabalho, são as horas da sua equipa: precisamos de falar com quem faz o processo, não apenas com quem o descreve.
É obrigatório contratar-vos depois a implementação?
Não. O diagnóstico sai com detalhe suficiente para que o execute a sua equipa, outro fornecedor ou nós. Um diagnóstico que só pode ser executado por quem o escreveu não é um diagnóstico, é um orçamento disfarçado.
Em que difere de um relatório de uma grande consultora?
Sai com números medidos na sua casa e não com referências de mercado, diz explicitamente o que não deve ser feito, e quem escreve o roteiro é quem depois saberia implementá-lo. Não entregamos apresentações: entregamos algo que pode ser executado na semana seguinte.
E se a conclusão for que não vale a pena aplicar IA?
Dizemo-lo e explicamos por quê. Acontece, e é um resultado válido: há processos onde a automatização clássica é mais barata e mais previsível, outros onde o volume não dá para amortizar nada, e outros que primeiro têm de ser redesenhados. Descartar um projeto de seis meses na segunda semana já paga o diagnóstico.
Serve se já experimentámos IA e não funcionou?
É um dos melhores pontos de partida, porque há informação real para analisar. A maioria dos pilotos que não chegam a produção falha pelo encaixe com o processo e não pelo modelo: ninguém mediu o ponto de partida, ninguém definiu o critério de acerto ou o processo estava desorganizado antes de começar. O diagnóstico separa o que falhou pela tecnologia e o que falhou pela abordagem.
Trabalham com empresas fora da indústria?
Sim. Os nossos clientes estão hoje sobretudo na indústria, em fabricação discreta e de processo, mas os processos administrativos parecem-se muito mais entre setores do que parece de dentro de cada um: uma fatura de fornecedor lê-se igual numa fábrica e num escritório. Não nos limitamos a um setor.
Serviços que costumam acompanhar este: automatização de processos · agentes de IA.